คู่มือฉบับใช้งานจริงสำหรับตัวแทน SMM Panel
บริการโซเชียลมีเดียไม่ได้ทำงานเหมือนเครื่องจักร แต่ทำงานอยู่บนแพลตฟอร์มจริงที่เปลี่ยนแปลงทุกวัน คู่มือนี้อธิบายด้วยภาษาง่าย ๆ ว่าคุณต้องรู้อะไรบ้าง เพื่อจัดการคำสั่งซื้อได้ราบรื่นและได้รับความไว้วางใจจากลูกค้า
อ่าน 8 นาที
ในคู่มือนี้
กฎทอง 3 ข้อ
สัญญาเท่าที่ทำได้จริง
บอกเวลาที่สมเหตุสมผลกับลูกค้า ไม่ใช่เวลาที่เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ งานเสร็จก่อนกำหนดลูกค้าก็ดีใจ แต่ถ้าสัญญาแล้วทำไม่ได้ ความไว้ใจก็หมดไป
แจ้งก่อนลูกค้าถาม
ถ้าเห็นว่างานล่าช้าหรือมีปัญหา ให้แจ้งลูกค้าก่อนที่เขาจะถาม ความเงียบทำให้เสียลูกค้ามากกว่าความล่าช้าเสียอีก
จดบันทึกทุกคำสั่งซื้อ
เก็บลิงก์ จำนวน ยอดเริ่มต้น และวันที่ไว้ให้พร้อม เมื่อมีข้อโต้แย้ง คุณตอบได้ด้วยหลักฐาน ไม่ต้องเดา
บริการโซเชียลมีเดียทำงานอย่างไรจริง ๆ
บริการเหล่านี้ขึ้นอยู่กับกฎของแพลตฟอร์มอย่าง Instagram TikTok และ YouTube เรื่องด้านล่างนี้ไม่ใช่ความผิดพลาด แต่เป็นส่วนหนึ่งตามปกติของงานนี้ และควรอธิบายให้ลูกค้าเข้าใจแบบนี้เช่นกัน
เวลาส่งไม่แน่นอน
เวลาเริ่มและความเร็วบนการ์ดบริการเป็นค่าเฉลี่ย ช่วงที่มีคนใช้งานเยอะ คิวของผู้ให้บริการ และการตรวจสอบของแพลตฟอร์ม อาจทำให้บริการเดียวกันวันนี้เร็ว แต่พรุ่งนี้ช้า
การเริ่มงานอาจล่าช้า
บางคำสั่งซื้อเริ่มทันที บางคำสั่งซื้ออยู่ในสถานะ "รอดำเนินการ" หลายชั่วโมง ระหว่างนั้นคำสั่งซื้อกำลังรอคิวอยู่ การรีบยกเลิกแล้วสั่งใหม่แทบไม่ช่วยให้เร็วขึ้น และมักทำให้ต้องไปต่อท้ายคิว
ยอดอาจลดลง
แพลตฟอร์มมีการกวาดล้างบัญชีเป็นประจำ ยอดอย่างผู้ติดตามและไลค์จึงอาจลดลงเมื่อเวลาผ่านไป บริการที่มีเติมยอดจึงมีไว้เพื่อเรื่องนี้โดยเฉพาะ
การอัปเดตของแพลตฟอร์มมีผล
เมื่อแพลตฟอร์มเปลี่ยนอัลกอริทึมหรือระบบตรวจสอบความปลอดภัย บางบริการอาจช้าลงหรือหยุดไปชั่วคราว ในช่วงนั้นอย่าให้วันที่แน่นอนกับลูกค้า
12 เคล็ดลับใช้ได้จริงสำหรับตัวแทน
ทุกข้อมาจากคำสั่งซื้อจริงและทิกเก็ตช่วยเหลือจริง ทำตามได้ง่าย แต่ได้ผลคุ้มค่า
- 1
ติดต่อกับลูกค้าอย่างสม่ำเสมอ
ยืนยันเมื่อรับคำสั่งซื้อ แจ้งเมื่องานเริ่ม และบอกเมื่องานเสร็จ ข้อความสั้น ๆ ที่ส่งเป็นประจำช่วยตอบคำถามได้ก่อนที่ลูกค้าจะสงสัยด้วยซ้ำ
- 2
บอกเวลาแบบเผื่อไว้
อย่าส่งต่อเวลาในรายละเอียดบริการให้ลูกค้าตรง ๆ ให้บวกเวลาเผื่อเข้าไปด้วย ถ้าเขียนว่า "ปกติเริ่มภายใน 1 ชั่วโมง" ให้บอกลูกค้าว่า "เริ่มภายใน 24 ชั่วโมง"
- 3
ตรวจลิงก์และบัญชี
บัญชีต้องเป็นสาธารณะ และลิงก์ต้องพาไปยังโพสต์หรือโปรไฟล์ที่ถูกต้อง จนกว่าคำสั่งซื้อจะเสร็จ ลูกค้าไม่ควรเปลี่ยนชื่อผู้ใช้หรือตั้งบัญชีเป็นส่วนตัว
- 4
หนึ่งลิงก์ สั่งได้ทีละคำสั่งซื้อ
อย่าสั่งซื้อใหม่ในลิงก์เดิมจนกว่าคำสั่งซื้อก่อนหน้าจะเสร็จ ไม่ว่าจะที่นี่หรือใน Panel อื่น ไม่อย่างนั้นตัวนับจะปนกัน และวัดยอดที่ส่งไปแล้วได้ไม่ถูกต้อง
- 5
ลองบริการใหม่ด้วยจำนวนน้อยก่อน
ก่อนขายบริการใด ให้ลองกับบัญชีของคุณเองด้วยจำนวนขั้นต่ำ คุณจะเห็นความเร็วและคุณภาพด้วยตาตัวเอง
- 6
เลือกบริการที่มีเติมยอด
ถ้าลูกค้าต้องการผลลัพธ์ที่อยู่ได้นาน ให้เลือกบริการที่มีช่วงเติมยอด ถ้าขายบริการที่ไม่มีการเติมยอด ให้บอกลูกค้าให้ชัดเจน และตั้งราคาให้เหมาะสม
- 7
เก็บยอดเริ่มต้นไว้
แคปหน้าจอจำนวนผู้ติดตามหรือยอดวิวก่อนสั่งซื้อ ยอดเริ่มต้นยังแสดงอยู่ในหน้า "คำสั่งซื้อของฉัน" ด้วย สองอย่างนี้รวมกันช่วยยุติข้อโต้แย้งส่วนใหญ่ได้ในไม่กี่นาที
- 8
ตั้งราคาโดยคิดถึงความเสี่ยง
อย่าพยายามเป็นคนขายที่ถูกที่สุด คิดเผื่อเรื่องยอดลด การเติมยอด และเวลาที่ใช้คุยกับลูกค้าไว้ในราคาด้วย กำไรที่พอเหมาะทำให้คุณใจกว้างกับลูกค้าได้ แม้คำสั่งซื้อจะมีปัญหา
- 9
คอยดูยอดเงิน
เมื่อยอดเงินหมด จะสั่งซื้อใหม่ไม่ได้ ถ้าคุณทำงานผ่าน API แปลว่าคำสั่งซื้อของลูกค้าจะค้าง เติมเงินไว้ก่อนถึงช่วงที่งานเยอะ
- 10
เช็กสถานะคำสั่งซื้อเป็นประจำ
แวะดูหน้า "คำสั่งซื้อของฉัน" วันละหลายรอบ ถ้าคุณเห็นคำสั่งซื้อที่ขึ้นสถานะ "สำเร็จบางส่วน" หรือ "ยกเลิกแล้ว" ก่อนลูกค้า คุณก็จะเป็นคนแรกที่เสนอทางแก้ได้
- 11
แจ้งปัญหาพร้อมหมายเลขคำสั่งซื้อ
เปิดทิกเก็ตช่วยเหลือพร้อมหมายเลขคำสั่งซื้อ โดยแยก 1 ทิกเก็ตต่อ 1 คำสั่งซื้อ อธิบายสั้น ๆ ว่าเกิดอะไรขึ้นและสังเกตเห็นเมื่อไร วิธีนี้ช่วยให้คำขอของคุณได้รับการดูแลเร็วที่สุด
- 12
ดูแลลูกค้าประจำ
กำไรส่วนใหญ่มาจากลูกค้าที่กลับมาสั่งซ้ำ การแก้ปัญหาเล็ก ๆ อย่างรวดเร็วและยุติธรรม ใช้ต้นทุนน้อยกว่าการหาลูกค้าใหม่มาก
สถานะคำสั่งซื้อและสิ่งที่ควรบอกลูกค้า
ทุกสถานะที่คุณเห็นใน Panel มีวิธีอธิบายเป็นภาษาง่าย ๆ สำหรับลูกค้า อธิบายให้ถูกตั้งแต่แรก ก็ช่วยตัดคำถามที่ไม่จำเป็นส่วนใหญ่ไปได้ตั้งแต่ต้น
ความหมายได้รับคำสั่งซื้อแล้ว และกำลังรอคิวเริ่มงานที่ผู้ให้บริการ
บอกลูกค้าว่าได้รับคำสั่งซื้อเรียบร้อยแล้ว ตอนนี้อยู่ในคิว และจะเริ่มในไม่ช้า
ความหมายกำลังส่งยอด ยอดจะค่อย ๆ เพิ่มขึ้น ไม่ได้ขึ้นทีเดียวทั้งหมด
บอกลูกค้าว่าคำสั่งซื้อกำลังดำเนินการ คุณจะเริ่มเห็นยอดเพิ่มขึ้นในโปรไฟล์
ความหมายส่งยอดได้บางส่วน และระบบคืนเงินค่าส่วนที่ไม่ได้ส่งเข้ายอดเงินของคุณโดยอัตโนมัติแล้ว
บอกลูกค้าว่าส่งยอดให้แล้วบางส่วน ส่วนที่เหลือทางร้านจะคืนเงินให้ หรือส่งให้ครบด้วยบริการอื่น
ความหมายคำสั่งซื้อเสร็จแล้ว ยอดอาจลดลงเล็กน้อยเมื่อเวลาผ่านไป ถ้าเป็นบริการที่มีเติมยอด คุณขอเติมยอดได้
บอกลูกค้าว่าคำสั่งซื้อเสร็จเรียบร้อยแล้ว ถ้าเห็นยอดลดลง แจ้งทางร้านได้เลย ทางร้านจะดำเนินการเติมยอดให้ภายในช่วงเติมยอด
ความหมายคำสั่งซื้อเริ่มไม่ได้หรือถูกยกเลิก คืนเงินเต็มจำนวนเข้ายอดเงินของคุณแล้ว
บอกลูกค้าว่าตอนนี้ยังดำเนินการคำสั่งซื้อนี้ไม่ได้ และได้คืนเงินให้แล้ว ถ้าต้องการ เราลองใหม่ด้วยบริการที่คล้ายกันได้
ข้อความสำเร็จรูปสำหรับส่งให้ลูกค้า
คัดลอก กรอกข้อมูลในวงเล็บเหลี่ยม แล้วส่งได้เลย ปรับให้เข้ากับสไตล์ของคุณได้ตามสบาย
ได้รับคำสั่งซื้อแล้ว
สวัสดีคุณลูกค้า ทางร้านได้รับคำสั่งซื้อเรียบร้อยแล้ว งาน [บริการ] จำนวน [จำนวน] จะเริ่มภายใน [ระยะเวลา] เมื่องานเริ่มและเมื่องานเสร็จ ทางร้านจะแจ้งให้ทราบ ระหว่างนี้รบกวนตั้งบัญชีเป็นสาธารณะไว้ และงดเปลี่ยนชื่อผู้ใช้
แจ้งความล่าช้า
สวัสดีคุณลูกค้า ตอนนี้คำสั่งซื้อดำเนินการช้ากว่าที่คาดไว้ เนื่องจากฝั่งแพลตฟอร์มมีการใช้งานหนาแน่น คำสั่งซื้อไม่ได้ถูกยกเลิก ยังอยู่ในคิว และทางร้านติดตามอยู่ตลอด จะอัปเดตอีกครั้งภายในไม่เกิน [ระยะเวลา] ขอบคุณที่อดทนรอ
ส่งได้บางส่วน
สวัสดีคุณลูกค้า คำสั่งซื้อนี้ส่งยอดไปแล้ว [จำนวนที่ส่งแล้ว] ส่วนที่เหลืออีก [จำนวนที่เหลือ] ผู้ให้บริการไม่สามารถส่งได้ ทางร้านคืนเงินส่วนที่เหลือให้ได้ หรือส่งให้ครบด้วยบริการอื่นก็ได้ คุณลูกค้าสะดวกแบบไหน?
ยอดลดและการเติมยอด
สวัสดีคุณลูกค้า ขอบคุณที่แจ้งมา แพลตฟอร์มมีการกวาดล้างบัญชีเป็นประจำ ยอดจึงอาจลดลงบ้าง คำสั่งซื้อนี้ยังอยู่ในช่วงเติมยอด และทางร้านได้เริ่มเติมยอดส่วนที่หายไปให้แล้ว โดยปกติการเติมยอดใช้เวลา [ระยะเวลา] เสร็จแล้วทางร้านจะแจ้งให้ทราบ
สิ่งที่ไม่ควรทำ
- อย่าสัญญาว่าจะส่ง "ทันที" หรือให้เวลาที่แน่นอน
- อย่าสั่งซื้อให้บัญชีส่วนตัวหรือลิงก์ที่ผิด ยอดที่ส่งไปยังลิงก์ผิดเรียกคืนไม่ได้
- อย่าสั่งซื้อครั้งที่สองในลิงก์เดิมก่อนที่คำสั่งซื้อแรกจะเสร็จ
- อย่าขายบริการที่ไม่มีการเติมยอดโดยบอกว่า "รับประกัน"
- อย่าให้ลูกค้าเปลี่ยนชื่อผู้ใช้หรือลบโพสต์ระหว่างที่คำสั่งซื้อยังดำเนินการอยู่
- อย่าปิดบังความล่าช้า ถ้าลูกค้าเห็นปัญหาก่อนที่คุณจะบอก ความไว้ใจก็หมดไป
คำถามที่พบบ่อย
ทำไมคำสั่งซื้อเริ่มช้า?
คำสั่งซื้อจะเข้าคิวของผู้ให้บริการและผ่านการตรวจสอบของแพลตฟอร์ม ในช่วงที่มีคนใช้งานเยอะ อาจต้องรอหลายชั่วโมงกว่างานจะเริ่ม ถ้าคำสั่งซื้ออยู่ในสถานะ "รอดำเนินการ" แปลว่ากำลังรอคิว การรีบยกเลิกแล้วสั่งใหม่มักทำให้ต้องรอนานขึ้น
ทำไมเวลาไม่ตรงกับที่เขียนบนการ์ดบริการ?
เวลาบนการ์ดบริการเป็นค่าเฉลี่ยที่คำนวณจากคำสั่งซื้อที่ผ่านมา ไม่ใช่การรับประกัน การอัปเดตของแพลตฟอร์มและปริมาณความต้องการอาจทำให้บริการเดียวกันเร็วช้าไม่เท่ากัน ดังนั้นควรบอกเวลาลูกค้าแบบเผื่อไว้เสมอ
ผู้ติดตามลดลง ต้องทำอย่างไร?
ถ้าบริการมีเติมยอด คุณขอเติมยอดได้จากหน้า "คำสั่งซื้อของฉัน" โดยทั่วไปผู้ให้บริการจะรับการเติมยอดหลังคำสั่งซื้อเสร็จสิ้น 24 ชั่วโมง ถ้าขอก่อนหน้านั้น คำขอจะเข้าคิวไว้และถูกส่งโดยอัตโนมัติเมื่อถึงเวลา บริการที่ไม่มีการเติมยอดจะไม่ได้รับการเติมยอดเมื่อยอดลดลง
"สำเร็จบางส่วน" คืออะไร และเงินของฉันไปไหน?
เมื่อส่งยอดได้ไม่ครบ คำสั่งซื้อจะปิดด้วยสถานะ "สำเร็จบางส่วน" และค่าใช้จ่ายของส่วนที่ไม่ได้ส่งจะคืนเข้ายอดเงินของคุณโดยอัตโนมัติ คุณจะคืนเงินจำนวนนี้ให้ลูกค้า หรือใช้บริการอื่นส่งให้ครบก็ได้
ยกเลิกคำสั่งซื้อได้ไหม?
ถ้าบริการรองรับการยกเลิก คุณขอยกเลิกได้จากหน้า "คำสั่งซื้อของฉัน" เมื่อผู้ให้บริการยกเลิกแล้ว เงินจะคืนเข้ายอดเงินของคุณ ถ้าไม่รองรับ คุณเปิดทิกเก็ตช่วยเหลือได้ งานที่เริ่มส่งแล้วไม่สามารถหยุดได้ทุกครั้ง
ควรบอกเวลาลูกค้าเท่าไร?
หลักง่าย ๆ คือบอกอย่างน้อย 2 เท่าของเวลาเริ่มที่เขียนไว้ในรายละเอียดบริการ ถ้าเป็นบริการที่เพิ่งลองครั้งแรก ให้เผื่อเวลามากกว่านั้นอีก ส่งเร็วกว่ากำหนดลูกค้าจะดีใจ แต่ส่งช้ากว่ากำหนดจะกลายเป็นคำร้องเรียน
คำสั่งซื้อเสร็จแล้ว แต่ยอดดูเหมือนไม่ครบ ทำไม?
ดูยอดเริ่มต้นก่อน ยอดที่ส่งจะบวกเพิ่มจากยอด ณ ตอนที่สั่งซื้อ ถ้าลูกค้าสั่งจากที่อื่นในช่วงเดียวกันหรือมีผู้ติดตามลดลง ตัวเลขอาจปนกันได้ ถ้ายังขาดอยู่ ให้เปิดทิกเก็ตช่วยเหลือพร้อมหมายเลขคำสั่งซื้อ
หน้าที่เกี่ยวข้อง
พร้อมเริ่มแล้วหรือยัง?
เมื่อนำเคล็ดลับเหล่านี้ไปใช้ ลูกค้าจะไว้ใจคุณมากขึ้น และคุณจะเสียเวลากับเรื่องร้องเรียนน้อยลง